ACTIVIDAD 4. Normalización

Actividad Nº 4

Propósito: Conocer los requerimientos para la aplicación de las Normas ISO identificando sus características y sus diferencias. Ajustar los procesos a las especificaciones de las Normas para obtener la Certificación. Conocer los diferentes tipos de manuales y formularios. Diseño y modificación de manuales y formularios.

Normas ISO

ISO es una organización internacional que tiene como finalidad generar estándares para fomentar el comercio entre los distintos estados.

Las normas de ISO pueden ser Clasificadas en:

ISO 9000: estas normas son utilizadas para administrar la calidad de la producción. Las normas son conocidas y respaldadas por esta organización, pero es administrada por otro tipo de instituciones que la certifican. La norma garantiza que las técnicas de producción sean cumplidas, pero no la calidad del producto.

Los orígenes de esta norma surgieron a partir del ámbito militar, con el fin de eludir catástrofes. Por ello los productores debían trascribir el proceso de fábrica, que más tarde serían aprobados. Más tarde comenzaría a ser aplicado en la industria electrónica.

La primera publicación de la norma ISO 900 fue a fines de la década del ochenta y fue modificada a mediados de la década del noventa, para que pudieran mejorarse las técnicas de seguimiento y eliminar ciertos requisitos de documentación.

La ISO no es quien entrega los certificados, si no que lo hacen otras organizaciones específicas. Una vez obtenido el certificado es necesario actualizarlo en ciertos períodos, indicados por el organismo que entrega el certificado.

Si bien la certificación ayuda el intercambio entre países, ya que muchas veces es utilizado como requisito, adquirir uno de estos c posee ciertas desventajas como presiones burocráticas y aumento de gastos. Algunas de las normas ISO que pertenecen a esta familia son: ISO 9000:2000, 9001:2000, 9004:2000

ISO 10000: estas normas garantizan la calidad desde la gestión de los planes o proyectos. Se ha comprobado que las gestiones han avanzado de manera muy notoria, son incluso vistos como herramientas que aumentan la competitividad de una manera estratégica.

Antes del surgimiento de la ISO la mejora de los productos se daban a través de la prueba y error, una vez que los bienes ya habían sido producidos. En la actualidad, es posible adelantarse y evitar el error. Además es utilizado para gestionar resultados económicos sobre la calidad y aplicar las normas del ISO 9000.

ISO 14000: estas normas están orientadas a la gestión del medio ambiente. Su finalidad es producir la menor cantidad de daños posibles sobre el ambiente, protegiéndolo de esta manera de las actividades humanas. Además se genera un lenguaje respecto al medio ambiente para aquellos que ejecutan las gestiones, desde el gobierno hasta las industrias.

Este tipo de normas no poseen carácter legal, por ello son normas voluntarias. La mayoría sólo son utilizadas como mecanismo de control.

Algunas de las que pertenecen a esta familia son la ISO 14002, 14010, 14011,14024, 14050, 14060, entre muchas otras.

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.

CONOCE UN POCO SOBRE 

LOS FORMULARIOS

Los formulario son documentos impresos que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información. El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.

Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

SU PRINCIPAL OBJETIVO

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

TOMA NOTA, haz un formulario Efectivo 

Sus PARTES

Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.


Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

DISEÑOS

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son registros de información escrita que pueden ser utilizados para orientar a un empleado, su uso data de la segunda guerra mundial, tienen una amplía variedad existiendo generales y específicos para cada función o área de la empresa, se elaboran mediante cuatro etapas y proporcionan ventajas en la capacitación de personal de nuevo ingreso.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los Objetivos de los Manuales?

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Por su contenido se clasifican en:

• De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

• De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

• De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

• De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

También puedes VER ESTA CLASIFICACIÓN  

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple

Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.


LOS LINEAMIENTOS que deben contener los Manuales de Procedimientos 

• Carátula del manual
• Contenido del manual
• Documentación de aprobación técnica y registro del manual
• Documento de actualización
• Introducción del manual
• Objetivo del manual
• Portada
• Índice del procedimiento
• Objetivo del procedimiento
• Normas de operación
• Descripción narrativa del procedimiento
• Diagramas de flujo
• Anexos (Formatos o instructivos de llenado)
• Glosario
• Participantes en la elaboración del manual
• Directorio

SUS VENTAJAS 

1. Logran y mantienen un plan de organización.
2. Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la empresa.
3. Facilitan el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la organización.
5. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
6. Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
7. Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
8. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
9. Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
10. Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
11. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
12. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
13. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
14. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
15. Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
16. Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
17. Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

CONOCE CÓMO ELABORAR UN MANUAL, Administrativo...

Como mencionamos anteriormente, contar con manuales es fundamental, ya que nos sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura de la organización.

Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirán obtener de manera óptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas están, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación documental que es la revisión de los archivos de la institución, la observación directa que es ver de manera presencial cómo se ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los empleados y por último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una serie de preguntas con los altos directivos de la organización.

Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en donde registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.

La integración de la información consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.

Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a solicitar la publicación del contenido, para dar a conocer los objetivos y funciones de manera general de la organización, así como las bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.

ÉXITO....................................................................