ACTIVIDAD 4. Normalización

Actividad Nº 4

Propósito: Conocer los requerimientos para la aplicación de las Normas ISO identificando sus características y sus diferencias. Ajustar los procesos a las especificaciones de las Normas para obtener la Certificación. Conocer los diferentes tipos de manuales y formularios. Diseño y modificación de manuales y formularios.

Normas ISO

ISO es una organización internacional que tiene como finalidad generar estándares para fomentar el comercio entre los distintos estados.

Las normas de ISO pueden ser Clasificadas en:

ISO 9000: estas normas son utilizadas para administrar la calidad de la producción. Las normas son conocidas y respaldadas por esta organización, pero es administrada por otro tipo de instituciones que la certifican. La norma garantiza que las técnicas de producción sean cumplidas, pero no la calidad del producto.

Los orígenes de esta norma surgieron a partir del ámbito militar, con el fin de eludir catástrofes. Por ello los productores debían trascribir el proceso de fábrica, que más tarde serían aprobados. Más tarde comenzaría a ser aplicado en la industria electrónica.

La primera publicación de la norma ISO 900 fue a fines de la década del ochenta y fue modificada a mediados de la década del noventa, para que pudieran mejorarse las técnicas de seguimiento y eliminar ciertos requisitos de documentación.

La ISO no es quien entrega los certificados, si no que lo hacen otras organizaciones específicas. Una vez obtenido el certificado es necesario actualizarlo en ciertos períodos, indicados por el organismo que entrega el certificado.

Si bien la certificación ayuda el intercambio entre países, ya que muchas veces es utilizado como requisito, adquirir uno de estos c posee ciertas desventajas como presiones burocráticas y aumento de gastos. Algunas de las normas ISO que pertenecen a esta familia son: ISO 9000:2000, 9001:2000, 9004:2000

ISO 10000: estas normas garantizan la calidad desde la gestión de los planes o proyectos. Se ha comprobado que las gestiones han avanzado de manera muy notoria, son incluso vistos como herramientas que aumentan la competitividad de una manera estratégica.

Antes del surgimiento de la ISO la mejora de los productos se daban a través de la prueba y error, una vez que los bienes ya habían sido producidos. En la actualidad, es posible adelantarse y evitar el error. Además es utilizado para gestionar resultados económicos sobre la calidad y aplicar las normas del ISO 9000.

ISO 14000: estas normas están orientadas a la gestión del medio ambiente. Su finalidad es producir la menor cantidad de daños posibles sobre el ambiente, protegiéndolo de esta manera de las actividades humanas. Además se genera un lenguaje respecto al medio ambiente para aquellos que ejecutan las gestiones, desde el gobierno hasta las industrias.

Este tipo de normas no poseen carácter legal, por ello son normas voluntarias. La mayoría sólo son utilizadas como mecanismo de control.

Algunas de las que pertenecen a esta familia son la ISO 14002, 14010, 14011,14024, 14050, 14060, entre muchas otras.

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.

CONOCE UN POCO SOBRE 

LOS FORMULARIOS

Los formulario son documentos impresos que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información. El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.

Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

SU PRINCIPAL OBJETIVO

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

TOMA NOTA, haz un formulario Efectivo 

Sus PARTES

Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.


Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

DISEÑOS

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son registros de información escrita que pueden ser utilizados para orientar a un empleado, su uso data de la segunda guerra mundial, tienen una amplía variedad existiendo generales y específicos para cada función o área de la empresa, se elaboran mediante cuatro etapas y proporcionan ventajas en la capacitación de personal de nuevo ingreso.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los Objetivos de los Manuales?

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Por su contenido se clasifican en:

• De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

• De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

• De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

• De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

También puedes VER ESTA CLASIFICACIÓN  

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple

Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.


LOS LINEAMIENTOS que deben contener los Manuales de Procedimientos 

• Carátula del manual
• Contenido del manual
• Documentación de aprobación técnica y registro del manual
• Documento de actualización
• Introducción del manual
• Objetivo del manual
• Portada
• Índice del procedimiento
• Objetivo del procedimiento
• Normas de operación
• Descripción narrativa del procedimiento
• Diagramas de flujo
• Anexos (Formatos o instructivos de llenado)
• Glosario
• Participantes en la elaboración del manual
• Directorio

SUS VENTAJAS 

1. Logran y mantienen un plan de organización.
2. Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la empresa.
3. Facilitan el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la organización.
5. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
6. Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
7. Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
8. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
9. Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
10. Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
11. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
12. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
13. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
14. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
15. Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
16. Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
17. Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

CONOCE CÓMO ELABORAR UN MANUAL, Administrativo...

Como mencionamos anteriormente, contar con manuales es fundamental, ya que nos sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura de la organización.

Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirán obtener de manera óptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas están, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación documental que es la revisión de los archivos de la institución, la observación directa que es ver de manera presencial cómo se ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los empleados y por último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una serie de preguntas con los altos directivos de la organización.

Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en donde registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.

La integración de la información consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.

Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a solicitar la publicación del contenido, para dar a conocer los objetivos y funciones de manera general de la organización, así como las bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.

ÉXITO....................................................................

ACTIVIDAD 2. Organimetria

Actividad Nº 2

Propósito: Conocer la diferentes normas para elaborar Organigramas, aplicando técnicas para su elaboración, para así poder Diseñar organigramas de acuerdo a las necesidades de la organización.

ORGANIGRAMAS

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

Objetivo de Un Organigrama

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que su principal objetivo es lograr una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

*Desempeña un papel informativo.

*Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.

*Reflejar las organizaciones existentes
*Consignar las organizaciones propuestos
*Medio para comunicar al personal la estructura de la organización.
*Indicar las relaciones de trabajo y de líneas de autoridad.
*Identificación de cada trabajador con la labor que hace y sector que pertenece.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

*Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

*Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Para Que es ÚTIL, un Organigrama?

Los organigramas son importantes en toda empresa ya que están nos indican y facilitan diversas determinaciones como:

-Una organización establecida dentro de la empresa

-División de Funciones

-Niveles de Jerarquía

-Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Comunicación

-Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

-Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa.

Cuales Son?

Tipos

Tipos de organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.



Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.



Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado.

Símbolos y referencias convencionales de mayor 

uso en un organigrama

1. 
   
2. 1.1
3. 
   
   
4. Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.
5. 
   
6. 1.2 
   
7. 
   
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
8. 
   
    1.3
   
9. 
   
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

          1.4

1. 
   
   
   
Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

1.5

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

1.6

Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

1.7

Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

1.8

Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo numero.

       1.9

Criterios para 

Elaborar un Organigrama

¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?


Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.

Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.

Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

ACTIVIDAD 1. Organización y Sistema

Actividad Nº 1

Propósito: Identificar las estructuras organizacionales, estableciendo las diferencias entre cada una de ellas, e identificar las características de cada tipo de estructura.

Organización y Sistemas 

1.1 Definición 

Se puede definir como aquella ciencia que trata los procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema. La organización se basa en el grupo que pertenece en la búsqueda del mismo fin, por otra parte Un Sistema es aquel que está representado por los componentes y relaciones necesarias para la realización de un objetivo claro esta que es bajo ciertas restricciones habilitadas.

1.2 Origen y Antecedentes 

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

"Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

"Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

"Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

1.3 Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas

Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas,considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.

1.4 Características de los análisis de organización y sistemas

* Elaborar estudio diagnóstico.

* Analizar el estudio.

* Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.

Características de la función ejecutiva o de línea:

* Dirigir el estudio.

* Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones

1.5 Perfil del analista de organización y sistemas   

• Condiciones Generales.

Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.

Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

Ser creativo, hábil y auto confiable.

Poseer facilidades para las relaciones humanas.

Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

• Condiciones Particulares:

a) ANALIZADOR: Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuales son los que debe anotar para su posterior análisis.


b) ORIENTADOR: El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.


c) PERCEPTIVO: Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.


d) BUEN OYENTE: Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primer pregunta, debe seguir las respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.


e) CREADOR e INNOVADOR: Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.


f) VENDEDOR: El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

1.6 Tipos de Organizaciones y Sistemas


Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y responsabilidad para una buena dirección y control de las actividades planeadas y así cumplir con el curso de acción fijado con las metas propuestas.


Las conforman personas, tareas y una administración que interactúan constantemente en función de los objetivos a cumplir.

Las organizaciones se pueden clasificar tomando en cuenta diversos criterios, algunos de ellos son los siguientes:

1.- Según su formalidad

Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto lo que permite es la definición explícita de cómo y dónde se separan las actividades y personas, así como también cómo se las reúne nuevamente.

Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la comunicación.
Generalmente en una organización suelen convivir ambas características, aunque una predomine sobre la otra.

2.- Según el grado de centralización

Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena de mando.

Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma de decisiones está concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca autoridad.

3.- Según los fines

Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempeñar algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONGs, sino también las iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros.

Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, también conocidas bajo el nombre de empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que desempeñan en una determinada sociedad.

1.7 Clasificación de Sistemas



SEGÚN SU RELACIÓN CON EL MEDIO AMBIENTE

Abiertos: Sistemas que intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplo: célula.

Cerrados: Sistemas que no intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplos: El universo.

La clasificación de sistema cerrado es netamente conceptual pues en la práctica todo se encuentra comunicado con elementos externos.


SEGÚN SU NATURALEZA


Concretos: Sistema físico o tangible. Ejemplos: Equipos de sonidos

Abstractos: Sistemas simbólicos o conceptuales. Ejemplo: Sistema sexagesimal.


SEGÚN SU ORIGEN

Naturales: Sistemas generados por la naturaleza, tales como los ríos.

Artificiales: Sistemas que son productos de la actividad humana, son concebidos y construidos por el hombre, tenemos al tren.


SEGÚN SUS RELACIONES

Simples: Sistemas con pocos elementos y relaciones, como el péndulo.

Complejos: Sistemas con numerosos elementos y relaciones. Ejemplo: universidad.

Esta clasificación es relativa porque depende del número de elementos y relación considerados. En la práctica y con base en límites psicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple.


SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO

Estáticos: Sistema que no cambia en el tiempo: Sistema numérico.

Dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo: hongo.

Esta clasificación es relativa porque depende del periodo de tiempo definido para el análisis del Sistema.


SEGÚN EL TIPO DE VARIABLE QUE LO DEFINEN

Discretos: Sistema definido por variables discretas: lógica booleana.

Continuos: Sistema definido por variables continuas: ríos.


OTRAS CLASIFICACIONES

Jerárquicos: Sistemas cuyos elementos están relacionados mediante relaciones de dependencia o subordinación conformando una organización por niveles: gobierno de una ciudad.

Sistema de control: Sistema jerárquico en el cual unos elementos son controlados por otros: lámparas.

Sistema de Control con retroalimentación: Sistema de control en el cual elementos controlados envían información sobre su estado a los elementos controladores: termostato.

Determinístico: Sistema con un comportamiento previsible: palanca.

Probabilístico: Sistema con un comportamiento no previsible: el clima.

ACTIVIDAD 3. Normas, Políticas y Procedimientos

Actividad Nº 4

Propósito: Establecer las diferencias entre Normas, Políticas y Procedimientos. Determinar su aplicación en relación a las necesidades organizacionales.

                       LAS NORMAS

                En las Organizaciones

         Las normas son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.

Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones. O desde el punto de vista del individuo, las normas nos dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son explícitas, habladas y puede ser que hasta escritas.

Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las personas.

De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo.

El desconocimiento de las obligaciones y las prohibiciones de los trabajadores y de las obligaciones y prohibiciones de los patronos, afecta el normal desarrollo de las actividades de las empresas.

¿Cómo pueden las normas ayudar a las organizaciones? 

     La mayoría de las organizaciones que operan a escala nacional e internacional comprenden la necesidad de adoptar normas para impulsar su crecimiento, reducir el desperdicio, protegerse contra el riesgo y ser más sustentables.

Cuando las organizaciones líder usan normas, ahorran tiempo y esfuerzo y obtienen el mejor conocimiento de los expertos líderes en el mundo. Esto significa que no necesitan desperdiciar sus esfuerzos en el lugar incorrecto.

Personalmente considero que las normas son importantes para las empresas que están a la vista del público, donde la reputación puede sufrir un daño catastrófico como resultado de un asunto ambiental o un problema que dañe a los clientes, es por ello que considero la importancia de la existencia de las mismas dentro de la organización bien sea para estandarizar o mantener bajo lineamientos los procedimientos que se deban ejecutar para lograr el fin requerido, acotándose a las normas y reglas que mantenga la empresa también pudieras agrupar a estas las políticas internas creadas.

Existen tres grandes tipo de normas para hacer la evaluación del desempeño en las empresas:

 a. NORMAS DE EFECTIVIDAD: Son las que miden el desempeño general de las ventas y las tendencias de venta según la segmentación de la compañía.

 b. NORMAS DE EFICIENCIA: Son normas relacionadas con los costos relativos.

 c. NORMAS DE EFECTIVIDAD - EFICIENCIA: Son las que mezclan el desempeño de ventas contra el desempeño de los costos para generar indicadores que se relacionan con las utilidades de la empresa. Análisis: Existen normas o indicadores que miden el desempeño de ventas, el desempeño de los costos y las que muestran el desarrollo de las utilidades. 

PROCEDIMIENTO

       Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

Características de los Procedimientos

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

• Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

• Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

• Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo. 

Si, deseas conocer como debe ser el diagrama de un procedimiento, HECHA UN VISTAZO! 

Descripción de los procedimientos

El conjunto de elementos que constituyen 

la estructura de un procedimiento 

específico es el siguiente:

Portada; Todo procedimiento tendrá una primera página, denominada portada, en la que aparecerán los siguientes ítems:

ENCABEZADO

Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará:
Logotipo de la empresa.
Consideración de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
Número de revisión y fecha de la misma.
Entrada en vigor del procedimiento, desde su edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se desarrollará según la siguiente codificación:

PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Específico.
ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a la organización.
XX: Pareja de dígitos que hará referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el procedimiento.
YY: Número que corresponde al procedimiento dentro del mismo capítulo de la norma ISO 9001.

ÍNDICE

Se reflejarán en él todos los apretados del procedimiento.

RECUADROS


Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento.
Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento.
Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento.
Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento.
Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento.
Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.


PIE DE PÁGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo indicado anteriormente.
Nombre del procedimiento
Número de páginas: número de la página y número total de páginas.


1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el 1.
En él se expondrá la actividad o actividades que se describen en el documento.


2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el 2.
Aquí se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el 3.
Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el 4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el 5.
Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se contemplen en el documento.
Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.
La explicación de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el 6.
Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el 7.
En él se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el 8.
Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.


9 HISTORIAL DE REVISIONES

Este apartado es obligado y se numera con el 9.
Se indicará el número de la Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el 10.
Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifras arábigas) y se incluirá el título y referencia.
Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los modelos o formatos de los registros generados por éstas.
Los anexos, si existen y cuando procedan, llevarán...

Identificación en la parte superior.

Pie de página con la referencia:

FRCXXYYYZZ

Donde:

FRC: Es el indicativo de Formato de Registro de Calidad.

XX: Su número de orden en el procedimiento.

PRE-EMPRESA

YYYY: Referencia del procedimiento al que pertenecen.

ZZ: Número de la Revisión del Anexo.


Recomendaciones

La mejor manera de aprender a hacer un procedimiento es conociendo y analizando otros procedimientos. Por ello se recomienda que como primer paso, antes de aplicar la guía que se incluye en esta práctica, se proceda a consultar la información que se facilita y a buscar en Internet cualquier ejemplo de esta índole.

Muy relacionado con la especificación de procedimientos es el desarrollo de normas. En este caso la mejor guía es el documento XXX de AENOR y la mejor manera de aprender sobre el tema es leer y analizar un conjunto de normas. Como se podrá apreciar, existe una clara similitud entre los contenidos que se establecen para los procedimientos y los de las normas.